Dijital Arşivleme Nedir ? Dijital Arşivleme Nasıl Yapılır ?
Dijital arşivleme; Dosya ve Dokümanlarınızın mevcut fiziksel muhafazasının bilgisayar ortamına aktarılmış halidir. Her ofiste muhakkak saklanması gereken önemli belge, doküman veya evraklar vardır. Bu belge, doküman veya evrakları daima firmalara ayırıp firma ile ilişkili olan her evrakı onun içine depolarız. Burada fiziksel arşivlemeye değindik. Yani fiziksel evrak takip işlemini basit şekilde ele aldık.
Firmalar ile yaptığımız uzun soluklu çalışmalarda bu dosyaların içerdiği evrak sayısı da doğru orantılı şekilde artış gösterecektir. Bir süre sonra bu dosyalara erişim sağlamak gün geçtikçe zorlaşacaktır. Aradığınız evrakı bulmak için saatlerinizi harcamanız gereken durumlarla da karşılaşabilirsiniz. Hali hazırda zaten fiziksel evrak arşivleme yapılıyor her yerde. İşlerin daha da kolaylaşabilmesi için bu işi bir adım daha ileriye götürerek, dijital arşivleme yapılabilir. Hatta, dijital arşivleme yapılmak zorundadır desek abartmış sayılmayız. Çünkü, çalışanlar bu evrakları oluştururken ve muhafaza ederken bu işlemler için hayli mesai harcamaktadırlar. Bu mesai aslında işveren için bir çeşit maliyettir. Evrak takibi yaparken maliyetinizi düşürmek adına dijital arşivleme yapmak son derece mantıklı bir hareket olacaktır.
Dijital arşivlemede, fiziksel dokümanlarımızın bir tarayıcı yardımıyla veya fotoğrafı çekilerek (Fotoğraf çekimi kalitesi düşük evrak görüntüleri oluşturacaktır) bilgisayar ortamına aktarılır. Bilgisayar ortamına aktarılan evrakın takibi için bir bilgisayar programına ihtiyaç duyulacaktır. Kendi geliştirdiğimiz Kolay Arşiv yazılımı ile Evrak Takip ve Dijital Arşivleme işlemlerini yapmak gerçekten de son derece basittir.
Solda ekran görüntüsü bulunan Evrak Takip Programı ile doğru firmalara taramasını yaptığımız dokümanı, dokümana özel bir açıklama ile (Örneğin; Fatura Numarası, Çek Numarası, Rapor Numarası v.s) kayıt yaparız. Bu kayıt yapılırken Evrak Takip Programı | Dijital Arşivleme Programı, kullanıcının kayıtlı olduğu departmana özel bir sıra numarası vererek bu numarayı evrakın üzerine yazmasını ister. Bu sıra numarası, ilgili belge veya dokümana daha hızlı ulaşmanızı sağlayacak bir sıra numarasıdır.
Evrak Takip Programı | Dijital Arşivleme Programı; doğru kayıtlar yapıldığı takdirde size istediğiniz dosya,doküman veya evrakı en hızlı şekilde sunan bir dijital arşivleme programıdır. Evrakın görselini arama yaptığınız ekranda göreceğiniz gibi, hangi klasörde kaçıncı sırada olduğunu da görebilirsiniz.