Dijital Arşivleme Programı Evrak Kaydetme

 

Dijital Arşivleme Programı Evrak Kaydetme Kullanım Rehberi | Evrak Takip Programı Doküman Kaydetme Kullanım Rehberi

Adım 1 -)

Dijital Arşivleme Programı | Baybiltek Ticari Paket ile evrak kaydı yaparak dijital arşivlemeye başlayabilmek için öncelikle Müşteri / Firma kaydımızın olması gerekir. Örnek kaydımızı inceleyebilir, test kayıtlarınızı da burada yapabilirsiniz.

Doküman kaydı yapabilmek için öncelikle Müşteri / Firma hesap detayını açmamız gerekiyor. Bütün kayıt ve düzenleme işlemlerimiz bu alandan kolayca yapılabilmektedir. İki farklı şekilde Müşteri / Firma kartına giriş yapabiliriz.

  • Liste üzerinde istediğimiz kayda çift tıklayarak Müşteri / Firma kartına giriş yapabiliriz.
  • Liste üzerinde istediğimiz kaydını seçtikten sonra Seçili kayda git butonuna tıklayarak Müşteri / Firma kartına giriş yapabiliriz.

Adım 2 -)

Artık dokümanlarımızı evrak takip programı ile kaydetmeye başlayabiliriz. Dijital arşivlemeye başlamak için sırasıyla adımlarımızı uygulayalım;

  • Yeni Kayıt butonuna tıklıyoruz
  • Açılan Evrak Kaydet / Düzenle ekranımızda Evrak Seç butonuna tıklıyoruz.
  • Bilgisayar ortamına aktardığımız belgemizi seçiyoruz.

Adım 3 -)

Belgemizi seçtikten sonra işleminiz devam ediyor uyarısının kapanmasını bekliyoruz.

Adım 4 -)

Belgemizi kaydını yaparken ekranda bulunan alanlarda bulunan bütün bilgilerin doğru bir şekilde doldurulmasına özen gösteriyoruz. Bu bilgiler, ilgili dokümana ulaşmak istediğimizde o dokümanı aramak için kullanacağımız bilgilerdir.

  • Gelen Evrak / Giden Evrak seçimini yapıyoruz
  • Evrak Türü seçimini yapıyoruz. (İstediğimiz seçenek yoksa yandaki butona tıklayarak çıkan ekranda yeni ilaveler yapabiliriz)
  • Kayıt Açıklaması alanına belgeyle ilgili açıklayıcı bir metin girişi yapıyoruz.
  • Kaydet butonuna tıklayarak işlemimizi tamamlıyoruz

Adım 5 -)

Dijital Arşivleme Programı içinde OCR (Optik Karakter Tanıma | Metin Tanıma) özelliğini nasıl kullanacağımıza birlikte bakalım;

  • Arama Yap(Belge İçi) kutucuğuna belgelerin içinde bulmak istediğimiz metinsel ifadeyi yazıyoruz. Bazı belgelerde küçük harf büyük harf duyarlılığı oluşmaktadır. Bu detaya dikkat ederek sorgulamalar yapalım.
  • Aramayı yapabilmek için arayacağımız kelime veya kelime öbeğini yazdıktan sonra Enter tuşuna basıyoruz. Alternatif olarak sağ tarafta bulunan arama butonuna da tıklayabiliriz
  • Aradığımız kelime veya kelime öbekleri, içinde bulunduğumuz Müşteri / Firma içinde hangi kayıtlarda varsa tamamını listeleyecektir. Bu listeden istediğimiz kayıtları açıp kontrol edebiliriz.

Listelenen kayıtlarda aradığımız kelime öbeklerini dijital arşivleme programının ekranda altı çizili olarak görüntülemesini istersek eğer, Mouse ile kayda tıklayıp daha sonra Metni Vurgula butonuna tıklıyoruz. Dokümanın içinde kaç tekrar varsa tamamının altını çizerek size yerlerini gösterecektir.