Bilgisayarların hayatımıza girmeye başladıktan sonra dijital ve dijitalleşme kelimelerini sıklıkla hep beraber duymaya başladık. Başlangıçta bu kelimeler çok basit imgeleri ifade ediyorlardı. Şimdiyse çok karmaşık kod yapıları, web alanları, şifrelenmiş veriler, fotoğraflar, video dosyaları, müzik ve daha fazlası dijital dünyanın temel yapı taşlarından olmuşlardır.

Bizim konumuz ise, sonu olmayan bu dijital evrende sadece sınırı ve sayısı olan arşivlerimizin dijital dünyaya aktarımıdır. Kağıt ve matbaanın bulunmasıyla eğitim, ticaret, hukuk ve daha birçok alanda bağlayıcı ve doğrulanabilir sayısızca doküman oluşturulmuştur.

Dünya üzerindeki bütün devlet kurumları hem kurum içi, kurum dışı, kurumlar arası ve devletler arası haberleşme ve yönetim kurallarını basılı belge ve dokümanlar üzerinde sağlamaktadır. Aynı zamanda ticaretle uğraşan küçükten büyüğe bütün işletmeler de benzer biçimde işletmelerini yönetmektedirler.

Dosya ve dokümanların fiziksel takibini her kurum ve işletme farklı şekilde yapmaktadır. Alfabeye göre, şehirlere göre ve açıklayamayacağım daha fazla kombinasyonu bu listeye dahil edebiliriz. Buraya kadar fiziksel arşivlemeye değindik.